Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie, niet alleen de ambtelijke organisatie, maar ook de bestuurlijke organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner en transparant is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Rapportage inkoop

In het verleden werd jaarlijks een inkoopjaarplan opgesteld. In dit inkoopjaarplan werd op hoofdlijnen terug gekeken op het voorgaande jaar en vooruitgekeken naar het komende jaar. In de toekomst  willen we dit inkoopjaarplan vervangen door een rapportage over inkoop- en aanbestedingen binnen de gemeente Urk.
In de rapportage worden onderwerpen uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid behandeld, dit zijn met name de volgende speerpunten:

• Integriteit en transparantie;
• Duurzaamheid;
• Social return on Investment (SROI);
• En de kansen voor het lokale bedrijfsleven bij het meedingen naar Gemeentelijke opdrachten.

Naast bovengenoemde onderwerpen willen we tevens gaan rapporteren over de gehouden aanbestedingen, het inkoopvolume, de leveranciers en het contract- en leveranciersmanagement.

Lopende en komende (Europese) aanbestedingen

In de afgelopen periode zijn er verschillende Europese aanbestedingsprocedures doorlopen. Binnen het Ruimtelijke Domein zijn dit bijvoorbeeld de aanbesteding voor het realiseren van een warmtenet in de Zeeheldenwijk en de aanbesteding voor de aanleg van grondverbetering en bouwrijpmaken in de Zeeheldenwijk.
Binnen het Sociaal Domein zijn dit aanbesteding voor hulpmiddelen, lokale jeugdhulp en ondersteuning WMO.
Binnen bedrijfsvoering is een aanbestedingsprocedure doorlopen voor het leveren van ICT-werkplek apparatuur.

Rechtmatigheid

Voor de tussenrapportage over 2022 wordt er een inkoopanalyse uitgevoerd op de gedane uitgaven in 2022 en voorgaande jaren, hierbij ligt de nadruk op het inhuren van extern personeel en ICT. De gemeente Urk maakt voor het inhuren van extern personeel in de meeste gevallen gebruik van www.flevolandhuurtin.nl .

Samenwerking
Nu Urk zich steeds verder ontwikkeld en uitbreidt, wordt gekeken hoe de inkoopfunctie voor de komende jaren eruit moet gaan zien. De gemeente is aangesloten bij het Regionaal Inkoop Overleg Flevoland (RIOF). Ook wordt er gekeken naar mogelijkheden tot samenwerking met de gemeente Dronten en Noordoostpolder met als doel de samenwerking in de regio te vergroten en krachten te bundelen.

Circulair inkopen
De circulaire economie is een systeem waarin secundaire grondstoffen hergebruikt worden tot hoogwaardige nieuwe producten waardoor er minder tot geen nieuwe grondstoffen gebruikt worden voor productie. Bij het productieproces, het gebruik en het hoogwaardig hergebruiken mag geen schade aan het milieu toegebracht worden. Samen met de provincie en andere gemeenten werkt de gemeente Urk aan dit onderwerp en onderzoeken we wat de ambities en mogelijkheden zijn.

Met rechtmatigheid wordt bedoeld het voldoen aan alle interne en externe wet- en regelgeving. De externe regelgeving omvat alle wet- en regelgeving van hogere overheidsorganen. De interne regelgeving betreft minimaal alle door de raad genomen besluiten. Dit zijn bijvoorbeeld separate raadsbesluiten, maar ook verordeningen en besluiten rondom jaarrekeningen, begrotingen, kadernota’s en tussenrapportages. De raad neemt via het normenkader kennis van alle voor de betreffende gemeente relevante wet- en regelgeving. Het normenkader fungeert daarmee als belangrijkste kader voor sturing door de raad op rechtmatigheid en voor de controle op rechtmatigheid door de accountant. Tenslotte wordt het normenkader door de raad vastgesteld.
Vanaf begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het college aan zet. Dit betekent dat de accountant vanaf 2022 de getrouwheid gaat toetsen van de "rechtmatigheidsverantwoording" van het college aan de raad. De rechtmatigheidsaudits zullen in 2022 planmatig en structureel worden uitgevoerd conform het interne controleplan dat voldoet aan de nieuwe regelgeving.

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht het college tot het periodiek verrichten van onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De werkwijze van deze onderzoeken is geregeld in de verordening 213a.

Vacatures
Bij het ontstaan van een vacature onderzoeken we of de inrichting van functies kan worden herijkt. Mogelijkheden voor doorstroom of zijwaartse plaatsingen van onze eigen medewerkers maken daar onderdeel van uit. Zo blijven we ook voor ons eigen personeel een aantrekkelijke werkgever.
De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt hebben tot gevolg dat wij onze communicatie met de arbeidsmarkt continu blijven ontwikkelen. We zetten die media in die nodig zijn om de vereiste doelgroep te bereiken. Dat wordt regelmatig herijkt zodat dit blijft aansluiten bij de functie en de aan te spreken doelgroep. Voor bepaalde functies in een aantal vakgebieden blijft het lastig om de vereiste medewerkers aan te trekken. Dat geldt niet alleen voor de gemeente Urk, maar dat is een landelijk fenomeen. Dit heeft tot gevolg dat we wel in moeten huren. In een paar gevallen hebben we vacatures zodanig ingericht dat we daarvoor jongeren in de vorm van een traineeship hebben kunnen aantrekken. Ook de beeldvorming van Urk speelt een rol bij het moeilijk in kunnen vullen van vacatures.

Tijdelijke inhuur
De door ons college vastgestelde beslisboom waaraan de aanvraag voor tijdelijke inhuur van personeel wordt getoetst, blijft ook in 2022 uitgangspunt bij het al dan niet inhuren van tijdelijk personeel. Als de inhuur past binnen het budget of als er dekking voor is, beslist de directeur/gemeentesecretaris daarover. Als er geen of onvoldoende dekking is, beslist ons college daarover. Ons college blijft uw raad informeren over de ontwikkelingen rondom de tijdelijke inhuur tijdens de reguliere planning en control instrumenten.

Doorontwikkeling van de organisatie
In 2021 is een start gemaakt met een zevental projecten vanuit het programma "Doorontwikkeling van de organisatie" om de basis op orde te brengen en de ambitie van de raad en nieuwe wettelijke taken aan te kunnen. Deze projecten zijn met veel enthousiasme en ambitie van start gegaan. De uitwerking van deze projecten is gestart in 2021 en heeft zijn doorlooptijd in het begrotingsjaar 2022 en verdere jaren.

Arbeidsvoorwaardenakkoord
De onderhandelingen over de cao-gemeenten, die liep tot 1 januari 2021, zijn in februari 2021 gestaakt. Het streven van beide partijen was er op gericht om na de zomer van 2021 de onderhandelingen weer te starten. Bij het schrijven van deze tekst is er nog geen beweging merkbaar dat de onderhandelingen opnieuw worden gestart. Sterker nog, de bonden hebben de gemeentelijke werkgever een ultimatum gesteld. De ontwikkelingen in dit dossier worden nauwlettend gevolgd. De belangrijkste onderwerpen in het onderhandelingstraject zijn: de primaire loonsverhoging, toelagen en vergoedingen, verlof en werk-privébalans, duurzame inzetbaarheid, doorbetaling van het loon bij arbeidsongeschiktheid, werkzekerheid en werk en Corona.

Trainees
In de begroting zijn structurele middelen opgenomen voor het uitvoeren van een traineeprogramma. Dit is een succesvol programma waarmee we jonge schoolverlaters op Hbo- of Universitair niveau opleiden tot jonge taak volwassen professionals. Dit instrument wordt ook gebruikt om moeilijk in te vullen vacatures toch met behulp van een traineebureau uiteindelijk te kunnen invullen. De opgeleide trainees proberen we binnen de eigen organisatie een passende plaats te bieden.

Arbeidsomstandigheden
De Corona crisis heeft gevolgen gehad voor de bedrijfsvoering. De medewerkers hebben veel werkzaamheden vanuit huis moeten verrichten. Dat is niet altijd gemakkelijk geweest en wij hebben onze waardering daarover regelmatig uitgesproken en geuit. Daar waar mogelijk heeft het management voorzien in de vereiste middelen, zodat medewerkers hun werkzaamheden konden blijven verrichten op een Arbo verantwoorde manier. Voor het begrotingsjaar 2022 is een visie ontwikkeld op het gebied van het hybride werken en de effecten daarvan op de bedrijfsvoering. In het begrotingsjaar 2022 kan uw raad voorstellen tegemoetzien wat dit betekent voor de inrichting van de kantoren.

De commissie voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) vervult een actieve rol binnen onze organisatie. Hierdoor blijft dit thema onder de aandacht van management en medewerkers. Deze commissie adviseert de bestuurder, de managers en ons college gevraagd en ongevraagd op het gebied van de arbeidsomstandigheden. In het begrotingsjaar 2022 worden de plannen van aanpak van de risico-inventarisatie en evaluatie thuiswerken en COVID-19 verder uitgewerkt.

Het IZA-bedrijfszorgpakket voorziet in een duidelijke behoefte. De inzet van dit instrument voorkomt verzuim of zorgt ervoor dat medewerkers sneller aan het werk kunnen. Dit instrument past ook binnen het onderwerp duurzame inzetbaarheid en het strategisch personeelsplan.

Bedrijfsarts
De bedrijfsarts verrichtte één dagdeel in de vier weken op de locatie gemeentehuis van Urk zijn werkzaamheden. Door de toename van het aantal langdurig zieken is dit opgeschaald naar één dagdeel in de twee weken. De verwachting is dat voor het begrotingsjaar 2022 het budget voor de ziektebegeleiding hoger zal moeten zijn dan we gewend zijn. De reden daarvoor is dat de bedrijfsarts meer wordt ingezet voor de ziektebegeleiding en re-integratie. Zijn inzet wordt door zowel ons college, de leidinggevenden en de medewerkers als positief ervaren. Door de corona maatregelen is de vereiste training voor de leidinggevenden in hun rol van casemanager verplaatst naar 2022.

Duurzame inzetbaarheid
Ons college heeft een regeling Generatiepact vastgesteld met een looptijd van 1 januari 2018 tot 1 januari 2023. Een tussenevaluatie laat zien dat dit v voor de werknemers een succesvolle regeling is. Hierdoor blijven zij langer, tot hun AOW-gerechtigde leeftijd, inzetbaar. Zij dragen hun kennis en ervaring over aan de nieuw in dienst tredende medewerker. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is met drie jaar verlaagd, van 50,3 jaar naar 47,3 jaar. Voor de organisatie is het een uitdaging, om de vrijvallende formatie in te vullen met de juiste nieuwe collega's. En dat in een overspannen arbeidsmarkt. Er is in de voorziening nog financiële ruimte om deze regeling met drie jaar te verlengen. Ons college wil hierover pas een besluit nemen als ook alternatieven voor zo'n zijn onderzocht. De onderhandelaars voor de cao-gemeenten hebben het onderwerp duurzame inzetbaarheid nadrukkelijk op de agenda geplaatst. De verwachting is dat daarover in het begrotingsjaar 2022 duidelijkheid komt. Ons college neemt daarom pas in 2022 een besluit over het te voeren beleid rondom dit thema en betrekt daarbij in ieder geval de overweging om de regeling Generatiepact al dan niet te verlengen met drie jaar. Het doel van dit thema is de medewerker gedurende de hele loopbaan optimaal in te zetten voor werkzaamheden die passen bij deze medewerker.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimcijfer binnen de gemeente Urk is gestegen naar 4,94%. Dat ligt nog steeds onder het gemiddelde van gemeenten van onze omvang, maar het is een cijfer dat wij niet gewend zijn. Voor 2022 proberen we in overleg met de bedrijfsarts, de managers, de medewerkers zelf en P&O en met de inzet van verschillende interventies het ziekteverzuimcijfer terug te dringen tot een percentage dat we wel gewend zijn. Dat kan alleen als de medewerkers het vertrouwen van zowel bestuur als leidinggevenden blijven houden. Ook is het belangrijk dat de managers als casemanager alle beschikbare instrumenten blijven inzetten in de ziektebegeleiding van medewerkers.

Medewerkersonderzoek (MO)
De resultaten van het medewerkersonderzoek zijn gepresenteerd aan het management, de Ondernemingsraad en ons college. De resultaten over 2021 wijken niet veel af van de resultaten van 2018. Wat wel opvalt is dat de werkdrukbeleving is toegenomen. Hiervoor wordt in het begrotingsjaar 2022 een verdiepingsonderzoek gehouden, dat meer inzicht geeft in de mogelijke oorzaken van deze beleving. Op basis van de resultaten van dat verdiepings-onderzoek wordt een plan van aanpak gemaakt op welke manier deze werkdrukbeleving kan worden opgelost.
Wat ook opvalt is dat bepaalde aspecten rondom ongewenst gedrag zich nog steeds blijven voordoen. Ook daarvoor wordt in 2022 een plan van aanpak ontwikkeld, vooral ook omdat het onderzoek van TNO voor dit onderwerp als gevolg van de corona crisis niet door kon gaan. De Ondernemingsraad is nauw betrokken bij deze beide onderwerpen.

Organisatieonderzoeken
Urk groeit erg hard. Binnen het Sociaal Domein wordt daarom met behulp van Stimulanz onderzocht wat de vereiste formatie is gelet op de beschikbare werklast. Deze groei van Urk heeft ook gevolgen voor het beheer en onderhoud van de bestaande gebieden. Ook heeft deze groei gevolgen voor de ontwikkelingsgebieden. Daarom is een extern bureau gevraagd onderzoek te doen naar de vereiste kwalitatieve en kwantitatieve formatie binnen het Ruimtelijk Domein, met name binnen de teams ruimtelijke ontwikkeling en grondzaken. Dat heeft te maken met de werklast voor de beheer- en onderhoudstaken, maar zeker ook met de ontwikkelingsplannen, grondexploitaties en de ambities van het bestuur. De verwachting is dat de resultaten van dit onderzoek eind 2021 bekend zijn, zodat uw raad daarvoor in 2022 voorstellen kan verwachten.

Hybride werken
Hybride werken en de effecten daarvan voor het inrichten van de kantoorwerkplekken zal in 2022en daarna constant aandacht nodig hebben. Een werkgroep richt zich op het ontwikkelen van een visie op het hybride werken met de daarvoor vereiste regelingen en (bruikleen)overeenkomsten. Een andere werkgroep richt zich op de effecten daarvoor voor het inrichten van de kantoorwerkplekken. Medewerkers die thuiswerken moeten de beschikking krijgen over een arboproof thuiswerkplek. Als dat nodig is kan uw raad hiervoor in het begrotingsjaar 2022 voorstellen tegemoet zien.