Informatievoorziening en automatisering

Gemeente Urk maakt deel uit van een sterk veranderende samenleving, waarin de steeds verdere digitalisering van de informatievoorziening één van de belangrijkste ontwikkelingen is. In onze informatiesamenleving draait het in steeds sterkere mate om data. Als gemeente zijn we schatbewaarder van een breed scala aan data, zowel van inwoners als van ondernemers en andere organisaties. In de komende jaren moet ook het behouden van de digitale informatie meer nadruk krijgen. Het onderwerp "Digitaal archiefbeheer" is landelijk (en internationaal) nog in ontwikkeling onder de noemer "e-depot".  

In de omgeving van de gemeente Urk spelen talloze ontwikkelingen die enerzijds kansen bieden om zaken anders te organiseren (o.a. participatie, ketensamenwerking) en anderzijds een verplichting vormen (o.a. Omgevingswet, Wet open overheid, Wet Inburgering). Ook ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, energievoorziening en technologische ontwikkelingen zoals o.a. internet of things, apps en big-data beïnvloeden de dienstverlening en werkwijze van de gemeente. De lat binnen de informatiesamenleving ligt hoog. Burgers en bedrijven stellen hoge eisen aan dienstverlening.

Deze veranderende omgeving haakt in op de organisatie, processen, dienstverlening, houding en gedrag en op de informatievoorziening. De rollen binnen de gemeentelijke organisatie veranderen daarbij continue om de leefomgeving en haar inwoners optimaal te kunnen bedienen. Informatievoorziening draagt bij aan het behalen van de strategische doelen van de organisatie.

In juni 2020 heeft u het nieuwe informatiebeleidsplan 2020-2024 vastgesteld. In dit plan is rekening gehouden met de suggesties en aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft laten optekenen in een rapport waarbij de ICT-functie binnen de gemeente Urk werd onderzocht.
Het informatiebeleidsplan geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Via vaarroutes (ontwikkelsporen) en thema’s is deze richting bepaald. Daarbij zijn er ook kaders meegegeven waarbinnen deze ontwikkeling moet plaatsvinden, ten aanzien van ICT-Infrastructuur, Informatiearchitectuur en de Governance.

Vaarroute A – Organisatieontwikkeling
De gemeente Urk is een groeigemeente en de gemeentelijke organisatie groeit hierin mee. Ook onze omgeving verandert en onze inwoners hebben andere (hogere) verwachtingen over de dienstverlening vanuit de gemeente. Professionalisering van de organisatie van de informatievoorziening, het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie en het vergroten van het ICT-bewustzijn is dan ook noodzakelijk. Daarnaast is het van belang om aan te haken op het landelijke samenwerkingsinitiatief Samen Organiseren. Doel van dit programma is om als gemeenten samen te werken aan één krachtige lokale overheid, vanuit de gedachte “één keer ontwikkelen, 355 keer toepassen”. De gemeente Urk sluit zich aan bij deze ontwikkeling, vanuit het principe “pas toe, of leg uit”.

Thema A1 – Interne samenwerking versterken
Een toekomstbestendige organisatie die in staat is om de verdergaande digitalisering effectief en efficiënt in te kunnen zetten voor maatschappelijke en wettelijke opgaven. Hiervoor moet er duidelijkheid komen over benodigde taken/rollen en de capaciteit en kwaliteit hiervan op peil gebracht moeten worden. Daarnaast willen we de samenwerking tussen team ICT en de organisatie versterken, waarbij we elkaars taal leren spreken en ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid invulling gaan geven aan de thema’s en projecten uit het informatiebeleidsplan. In 2021 is het programma “doorontwikkeling organisatie” gestart. Dit wordt de kapstok van waaruit de activiteiten/projecten gaan plaatsvinden.

Thema A2 – Externe Samenwerking versterken
Door de externe samenwerking te versterken willen we de kwetsbaarheid in de eigen organisatie verminderen en onze ICT budgetten zo efficiënt mogelijk inzetten. We zetten hierbij vooral in op landelijke samenwerking, die vanuit de VNG in het programma Samen Organiseren wordt opgezet (waaronder ook de ontwikkeling van Common Ground). Samen Organiseren is het initiatief om samen te werken aan één krachtige lokale overheid in tijden van snelle digitalisering. Het moet eenvoudiger, sneller, beter, onder meer te realiseren door krachtenbundeling.
De strategie t.a.v. de regionale samenwerking is om eerst de basis in onze eigen organisatie op een goed niveau te krijgen om vervolgens vanuit deze sterkere positie de samenwerking met buurgemeenten verder te verkennen. Eén van de pijlers van het “programma doorontwikkeling” is de externe samenwerking. Ook van hieruit wordt samenwerking in DUN verband gezocht. Voorbeeld hiervan is de samenwerking op het gebied van salarisadministratie.
Het hoger gelegen doel is de zelfstandigheid van Urk behouden. De samenwerking moet aantoonbaar meerwaarde bieden op 1 van de 4 k’s (kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en klantwaarde).

Thema A3 – Tijd- en plaats onafhankelijk werken
Medewerkers moeten op veilige wijze altijd en overal relevante informatie kunnen inzien, bewerken en delen om optimale dienstverlening aan burgers te kunnen realiseren en om het werk zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren. Dat is waar het om draait in de toekomst van flexibel en mobiel werken.
In de visie op tijd- en plaats onafhankelijk werken is aangegeven dat de digitale werkomgeving optimaal faciliterend aan de medewerker moet zijn. Een gestandaardiseerde werkplek is voor iedereen beschikbaar, aangevuld met een gepersonaliseerde werkplek, die aansluit bij het eigen profiel, de behoefte en taak.
Tot slot is het belangrijk dat medewerkers met elkaar in verbinding blijven. Medewerkers hebben middelen nodig om samen doelen te halen, snel beslissingen te nemen en goed te communiceren, op momenten dat zij elkaar nodig hebben om verder te komen.
Eind 2020 is door het college een roadmap vastgesteld voor 2021 en 2022 met tal van maatregelen om plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken. Denk hierbij aan: overgang naar Microsoft 365, iedereen voorzien van passende devices, overgang van vast naar mobiel bellen en de overgang naar een social intranet (gericht op onderlinge verbinding en interactie).

Vaarroute B – Datagestuurd werken
Doordat de samenleving (en de organisatie) steeds meer digitaal wordt neemt de hoeveelheid beschikbare data exponentieel toe. Data wordt daarmee in toenemende mate een middel wat we kunnen gebruiken om ons werk te doen. Tegelijkertijd is het ook steeds meer een bron van verantwoording naar de samenleving met een open en vrij beschikbaar karakter. Voorbeelden zijn de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie die worden ingevoerd. Data kan, mits goed vastgelegd en ontsloten, belangrijke informatie geven voor het nemen van besluiten op verschillende niveaus. Tot slot biedt het mogelijkheden om de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en maatschappelijke opgaven effectiever aan te pakken.

De gemeente Urk wil de komende jaren geleidelijk groeien naar een datavolwassen organisatie. Het begint ermee dat we de basis op orde moeten brengen. Om datagestuurd te werken moeten we de kwaliteit van de data kunnen vertrouwen. De komende jaren zal dit nog onze aandacht vergen. Gelijk opgaand hiermee willen we beginnen met concrete, merkbare toepassingen van data. Door kleine stappen te zetten en te experimenteren leren we ook waar de behoeften liggen en wat we nodig hebben om daar invulling aan te geven. Daar hoort bij dat we moeten investeren in tijd en het opdoen van kennis. Het gaat daarbij niet alleen om interne databronnen, maar we kunnen ook gebruik maken van externe databronnen. Dat vraagt ook om overzicht en inzicht in de hoeveelheid data die beschikbaar is en de wijze waarop deze kan worden ontsloten.

Thema B1 – Basis op orde/grip op de zaak
De basis op orde brengen is een belangrijke randvoorwaarde voor datagestuurd werken. We moeten zorgen voor juiste en actuele gegevens en onze data in goede, geordende en toegankelijke staat brengen. Ook dragen we zorg voor tijdige vernietiging of duurzaam toegankelijke bewaring, zodat overdracht naar het e-depot van het Flevolands Archief op een goede manier kan plaatsvinden. Daarnaast moeten we voldoen aan wetgeving rondom privacy en informatiebeveiliging. Zo zijn wij in staat om betrouwbare data binnen de informatiehuishouding te vinden en te delen, in alle levensfasen van die data. We zijn al goed op weg om de basis op orde te brengen en op alle onderdelen is gestart met de uitvoering van (verbeter)plannen. Verwachting is dat we eind 2022 op het gewenste niveau zitten.

Thema B2 – Data als sturingsinstrument
De organisatie heeft behoefte aan betrouwbare sturingsinformatie om beter te weten hoe we ervoor staan en waar we op moeten (bij)sturen. Hiervoor is het van belang dat we helder krijgen waar we op willen sturen, zowel intern als extern. Indien ketenpartners hierbij betrokken zijn nemen we ook de sturing/regievoering op deze ketenpartners mee. Anderzijds kan ook data van ketenpartners betrokken worden voor eigen sturing.
Daarnaast gaan we data inzetten als instrument voor op te stellen beleid of voor uitvoering van beheersprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het doen van voorspellingen op het gebied van demografische ontwikkeling en wat dat voor onze leefomgeving betekent op basis van historische gegevens. Maar ook bijvoorbeeld data gestuurd beheer in de openbare ruimte.
In 2021 wordt een plan opgesteld voor de komende jaren om datagestuurd werken te implementeren in de organisatie.

Thema B3 – Open Data, delen
Met de komst van de Wet open overheid (naar verwachting in 2022) ontstaat de verplichting om gegevens die maatschappelijk relevant zijn actief openbaar te maken. In de concept wetgeving zijn in totaal 11 categorieën benoemd. Voorbeelden zijn: wet- en regelgeving, raadstukken, bestuur stukken, beschikkingen en klachten.
Daarnaast verplicht de Wet hergebruik overheidsinformatie (naar verwachting in 2022) gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dit hergebruik kan zijn voor maatschappelijke en commerciële doeleinden. Deze wetten gaan ook eisen stellen aan het op orde hebben van de digitale informatiehuishouding en aan de wijze van beschikbaar stellen en ontsluiting. We gaan onderzoeken wat de mogelijkheden en impact van deze nieuwe wetten zijn en op basis hiervan uitvoering geven aan de nieuwe wetgeving.

Vaarroute C – Dienstverlening dichtbij
De vraag van onze inwoners en het bedrijfsleven verandert en de digitalisering neemt toe. En daarmee ook de complexiteit en afhankelijkheid van informatie en ICT. Zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau zijn er veel ontwikkelingen die invloed hebben op onze ICT-infrastructuur, werkwijzen, samenwerking en dienstverlening. Ook wet- en regelgeving over informatieveiligheid, privacy en de Omgevingswet stellen hogere eisen. Onze gemeentelijke organisatie staat niet meer op zichzelf. We maken deel uit van een complex netwerk van samenwerkingsverbanden, ketenpartners, informatievoorzieningen en gegevensuitwisseling.

Inwoners en bedrijven moeten hun zaken met de overheid veilig en makkelijk online kunnen doen. Wetgeving vanuit de centrale overheid verplicht ons ook om hier invulling aan te geven via de Wet digitale Overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
Dichtbij zijn helpt om het persoonlijk te maken. Natuurlijk kunnen inwoners en ondernemers op afspraak naar het gemeentehuis komen. Maar de gemeente maakt het ook dichterbij mogelijk. De gemeente is daar waar de doelgroep is. In de buurt, aan tafel, bij het project. De gemeente is daar waar het gesprek plaatsvindt, in verzorgingstehuizen, in de bibliotheek, in de sportkantine of op scholen. Waar nodig komt de gemeente thuis aan de keukentafel, iets wat ook online gebeurd. Online biedt de oplossing om zonder afstand met elkaar en met de gemeente in contact te komen.

Thema C1 – Digitaal, sociaal
Wij streven een zo groot mogelijke beschikbaarheid van onze online diensten na, zodat alle gemeentelijke producten en diensten die worden aangeboden ook online zijn te raadplegen en waar mogelijk aan te vragen. De dienstverlening is voor iedereen toegankelijk, inwoners met minder digitale vaardigheden worden persoonlijk ondersteund. De dienstverlening wordt gepersonaliseerd aangeboden via de Berichtenbox van Mijn Overheid. Middels social media is het mogelijk om met de gemeente te communiceren over o.a. de dienstverlening.
Daarnaast willen we de achterliggende dienstverleningsprocessen zoveel mogelijk digitaliseren en zo efficiënt mogelijk inrichten. Tot slot willen we er voor zorgen dat informatie op de locaties waar onze medewerkers werken (bijv. aan de keukentafel) beschikbaar is en directe registratie mogelijk is.

Thema C2 – Monitoring en Integraal klantbeeld
Om proactieve dienstverlening te kunnen bieden is het nodig om te weten wat er speelt bij de burger in relatie met de leefomgeving. Informatievoorziening speelt daarbij een belangrijke rol als het gaat om het bijeen brengen van alle relevante gegevens.
Momenteel handelt het Klant Contact Centrum ongeveer 65% van de klantcontacten af. De overige 35% wordt door de backoffice afgehandeld. Landelijk trend is dat een hoger percentage niet haalbaar is, vanwege de benodigde diepgaande kennis op vele inhoudelijke terreinen.
We willen de klanttevredenheid ook gaan monitoren via klanttevredenheidsonderzoeken. Tot slot willen we de data uit onze applicaties “monitoren” (analyseren) om onze (digitale) dienstverlening te verbeteren. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe applicatie voor “meldingen openbare ruimte”. Vanuit deze applicatie kunnen trends in beeld gebracht worden t.a.v. de gedane meldingen, waardoor we proactief aanpassingen kunnen doen in bijv. het beheer van een bepaalde wijk.

Thema C3 – Omgevingswet
Met de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2022 gaan we een nieuwe richting geven aan de           (e-)dienstverlening, procesinrichting en informatievoorziening voor omgevingsvergunningen. De Omgevingswet vraagt een sneller en inzichtelijker proces voor vergunningsverlening van gemeenten. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) fungeert hierin straks als een omgevingsloket waar inwoners en bedrijven straks eenvoudig de regels voor de leefomgeving in kunnen zien en een aanvraag kunnen indienen. Via toepasbare regels en vragenbomen – een vertaling van juridische regels – kunnen zij vroegtijdig achterhalen of een vergunning of melding voor hun initiatief nodig is. Bovendien worden de lokale systemen van overheden rondom vergunningverlening op het DSO aangesloten. Overheden en betrokken partijen kunnen het DSO dan gebruiken om informatie en documenten uit te wisselen, de zogeheten “samenwerkingsruimte”.

Om invulling te geven aan de vaarroutes en thema’s wordt jaarlijks een uitvoeringsplan opgesteld. Hieronder zijn de projecten die in 2022 (gaan) spelen in beeld gebracht met daarbij de fase die eind 2022 zal zijn bereikt. In dit overzicht zijn ook de projecten opgenomen die overlopen vanuit 2021 (aangezien deze een meerjarige looptijd hebben).

De uitgaven aan ICT bij de gemeente Urk liggen tot en met vorig jaar in lijn met het landelijke gemiddelde. In 2020 besteedde gemeente Urk € 91 aan ICT-kosten per inwoner. In 2021 investeert gemeente Urk zeer fors in ICT (€ 29 per inwoner). Dit is grotendeels toe te schrijven om plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken en implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Het vorig jaar vastgestelde Informatiebeleidsplan maakte al duidelijk dat er de komende 2-3 jaar een inhaalslag nodig is. Het aantrekken van kwalitatief goed personeel was hierin (zeer) bepalend. Eind 2020/begin 2021 hebben we dit kunnen realiseren. Dit heeft een positieve uitwerking op de hoogte van inhuur van personeel.
De verhouding ICT-personeel ten opzichte van de totale formatie van de gemeente Urk ligt met 6,2% iets lager dan het landelijk gemiddeld (2019: 6,7%).