Interbestuurlijk Toezicht Flevoland

Inleiding

Interbestuurlijk toezicht (IBT) is een wettelijk taak van de provincie, waarbij zij toezicht houdt op de taakuitoefening door de gemeenten. Uw heeft als raad kennisgenomen van de vernieuwde bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Flevoland en het bijbehorende afsprakenkader. In de vernieuwde bestuursovereenkomst zijn de uitgangspunten en de toezichtskaders vastgelegd voor de wijze waarop provincie Flevoland en haar zes gemeenten IBT vormgeven. De overeenkomst is ondertekend op 6 maart 2019, aangegaan voor een duur van vier jaar. En vervangt de vorige bestuursovereenkomst met ingang van 1 april 2019.

Algemeen

De wijze waarop de provincie toezicht houdt, is vastgelegd in de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, die op 1 oktober 2013 in werking is getreden. Deze wet vereenvoudigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht. De verticale toezichtrol van de provincie ligt daarbij in het verlengde van de controlerende rol van de raad. Het uitgangspunt is dat het college van Burgemeester & Wethouders (B&W) informatie verstrekt aan de gemeenteraad. Het college van B&W zorgt ervoor dat deze informatie ook beschikbaar komt voor het college van Gedeputeerde Staten (GS).

De bestuursovereenkomst IBT heeft betrekking op de gemeentelijke verplichtingen ten aanzien van financiën, omgevingsrecht, ruimtelijke ordening, archief, huisvesting vergunningenhouders, monumenten en archeologie.

Provincie en Flevolandse gemeenten spreken de intentie uit het interbestuurlijke toezicht te baseren op transparantie, begrip en vertrouwen. Het IBT is verder gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

Gebaseerd op de uitgangspunten zoals genoemd in de Agenda Toekomst van het Toezicht zoals deze bij brief van 21 december 2018 aan de Tweede Kamer is voorgelegd.
Het IBT is een onderdeel van het bestuurlijk opereren van de gemeenten en provincie. IBT kan bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van het openbaar bestuur.
Samenwerking tussen provincie en gemeenten in toezicht is essentieel. Goed overleg en laagdrempelig contact tussen de provincie en de gemeente zijn voorwaarden voor het pragmatisch, effectief en efficiënt invullen van de toezichtsrelatie.
De provincie richt zich bij haar toezicht op hierboven aangegeven beleidsterreinen en het financieel toezicht. En beziet deze terreinen afzonderlijk en in samenhang.
De colleges van B&W bevorderen de informatiepositie van de raad met betrekking tot het provinciale toezicht en bevorderen de dialoog tussen college van B&W en de raad over het IBT.
De afspraken zoals opgenomen in het afsprakenkader zijn mede gebaseerd op een inschatting van de maatschappelijke, bestuurlijke en financiële risico’s.
Het IBT gaat uit van proportionaliteit. Dat wil zeggen dat de provincie scherper toetst of de gemeentelijke taakuitvoering en interne gemeentelijke controle is gewaarborgd, naarmate het risico zoals bedoeld als groter wordt beschouwd. Gemeenten besteden aan de taakuitvoering en interne toezicht meer aandacht naarmate het risico op het betreffende terrein groter is.

In het Afsprakenkader is per toezichtsdomein het toezichtregime aangeduid met behulp van een verkeerslichtkleur (groen, oranje, rood). Er is derhalve sprake van een drietal toezichtregimes. Het groene regime staat voor de lichtste vorm van toezicht en rood het zwaarste regime. In het Afsprakenkader is verder beschreven welk regime wanneer van toepassing is en hoe de provincie handelt bij betreffende regime.

In het onderstaande overzicht is per toezichtsdomein geprobeerd op ordentelijke wijze inzicht op welke elementen de provincie het toezichtregime toekend. In de een-na-laatste kolom is het toezichtregime aangegeven waar de gemeente Urk zich bevindt of in 2020 naar toewerkt.

	toezichtsdomein wordt naar tevredenheid uitgevoerd
	toezichtsdomein wordt niet geheel naar tevredenheid uitgevoerd
	toezichtsdomein wordt niet naar tevredenheid uitgevoerd

Toezichts domein	Doel	Informatie-arrangement	Criteria voor afweging en beoordeling	Toezichtregime 2021	Welke activiteiten worden ondernomen om de kleur van het verwachte toezichtsregime te handhaven of te behalen?
Huisvesting Vergunning-houders	Er wordt uitvoering gegeven aan de wettelijke taak om verblijfsgerechtigden tijdig te huisvesten. Het aantal wordt door het Rijk in de halfjaarlijkse taakstelling bepaald. Tijdig betekent binnen 12 weken nadat verblijfsgerechtigde aan een gemeente is verbonden.	De realisatiecijfers uit het Taakstelling Volg Systeem (TVS) en van het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) Gemeenteraad ontvangt bij het niet halen en/of achterstand in taakstelling een halfjaarlijks verslag van B&W over voortgang uitvoering, met inzicht in maatregelen.	Toetsen aan de hand van onder andere: De wettelijke halfjaarlijkse taakstelling; Realisatiecijfers uit het TVD van COA;	Groen	Op dit moment bevindt de gemeente Urk zich in het ‘groene toezicht’. De taakstelling voor de eerste helft van 2021 is behaald. Daarmee liggen we op koers om ook de komende taakstellingsperiode(n) aan de taakstelling te voldoen.
WABO (Ruimtelijke ordening, bouwen, wonen en milieu)	Bescherming van mens en natuur tegen schade en gevaar. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor uitvoering van toezicht en handhaving (milieu, bouwen) en een deugdelijke kwaliteit van het nalevingstoezicht	De hoofddocumenten van de beleidscyclus: Beleidsplan Vergunningsverlening, toezicht en handhaving Jaarlijks uitvoeringsprogramma Jaarlijks evaluatieverslag Periode beleidsrapportage VTH-kwaliteitsverordening	Aan de hand van de criteria uit de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), het Besluit Omgevingsrecht (Bor) en de Regeling omgevingsrecht (Mor) Het hebben van de hoofddocumenten (uitvoerings- en handhavings-beleid).	Groen	Op 26 maart 2019 is de beleidsnota ingetreden. Toezicht door de provincie wordt niet opgeschaald. In 2020 heeft de gemeente Urk weer adequaat (groen) gescoord. Het geldende toezichtregime is ‘groen’.
Wet ruimtelijke ordening	De gemeenteraad stelt ten behoeve van een goede ruimtelijke ordening voor het gehele grondgebied van de gemeente een of meer structuurvisies en bestemmingsplannen vast (art. 2.1 en 3.1 Wet ruimtelijke ordening). Per 1 juli 2022 zal de nieuwe toetsingsgrond Ow art. 4.2 zijn: een evenwichtige toedeling van functies aan locaties.	Toezichtsinformatie wordt in een jaarverslag door college van B&W aan de raad gestuurd en in een brief naar GS (provincie) (voor 15 juli). Hierin zal aandacht besteed worden aan de overgang naar het Omgevingswet regime.	Wettelijke plicht: aanwezigheid bestemmingsplannen (art. 3.1 Wro) actualisatieverplichting bestemmingsplannen (art. 3.1 Wro) aanwezigheid structuurvisie(s) (art. 2.1Wro)	Groen	Gemeente Urk voldoet aan de wettelijke plicht en het geldende toezichtregime is derhalve ‘groen’.
Monumenten en archeologie	Rijksmonumenten (beschermd stads-/dorpsgezicht): toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen. op de vergunningverlening en handhaving. Archeologie: toezicht op gemeentelijke ruimtelijke plannen de vergunningverlening en handhaving.	Toezichtsinformatie die tweejaarlijks voor de provincie (Gedeputeerde Staten) beschikbaar wordt gesteld. De toezichtsinformatie is primair bedoeld om de gemeenteraad in staat te stellen zijn toezichthoudende rol te vervullen.	Wat zijn de risico’s die we willen voorkomen? (o.b.v. Monumentenwet en Wabo) Ongecontroleerd schade aanbrengen aan monumenten en onzorgvuldige omgang met archeologie. De indicatoren daarvoor zijn: gebrek aan (kwaliteit van) toezicht en handhaving onzorgvuldige vergunning-verlening ontbreken van een gemeentelijke monumentencommissie (indien monumenten aanwezig in gemeente)	Oranje /Groen	In mei 2021 heeft de Raad de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit Urk benoem. De gecombineerde commissie bestaat uit deels oude en grotendeels nieuwe leden uit de vorige commissies. De adviestaken bestaan uit wettelijke en bredere zaken vastgelegd in een verordening. Nu de commissie is geactualiseerd, is de volgende stap het actualiseren van het oude welstands- en erfgoedbeleid. In 2020 is de Cultuurnota Urk vastgesteld, er komt nog meer aandacht voor de Cultuurhistorie van Urk, er zijn doelstellingen geformuleerd, krachten worden gebundeld in de vorm van een overlegplatform. Ook wordt er geld vrijgemaakt voor een ½ fte Monumentenzorg. In oktober wordt het project 'het rondje van Urk' een project waarbij de historische eilandcontour is versterkt, ook zijn educatieve elementen aangebracht.
Financiën	Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectiviteit van gemeenten (Gemeentefonds) worden afgewenteld.	Toezichtsmodel IBT FT De provincie neemt samen met de gemeente, door middel van onderzoeksvragen en de indicatoren, het toezichtsmodel door. Actualisatie De gemeente actualiseert de toezicht informatie tweemaal per jaar bij de (meerjaren)begroting en jaarstukken (conform afgesproken manier). De gemeenteraad stelt de toezicht informatie als onderdeel van de (meerjaren)begroting en jaarstukken vast. B&W stuurt voor 15 juli en 15 november de bijgewerkte toezicht informatie naar GS (incl. eventueel besluit/opmerking gemeenteraad). Informatiebronnen (Meerjaren)begroting Begrotingswijzigingen Jaarstukken Raadstukken Verordeningen 212, 213 en 213a Overige beleidsinformatie	1e lijn toezicht De gemeenteraad volgt via de toezichtsinformatie minimaal tweemaal per jaar de ontwikkeling van de indicatoren en beoordeelt zichzelf op het vlak van financieel toezicht. De indicatoren zijn (waar mogelijk) door de raad genormeerd en worden zowel ex-post als ex-ante gevolgd. En verder vergeleken met gemiddelde(n) en/of benchmarks. 2e lijn toezicht De provincie beoordeelt op haar beurt het uitgeoefende horizontale toezicht door de gemeenteraad. De provincie bepaalt jaarlijks welk toezichtsregime op de gemeente van toepassing is en geeft evt. aandachtspunten aan. De indicatoren zijn onderverdeeld in 3 pijlers: Structureel/reëel sluitende begroting Weerstandsvermogen Schuldpositie Daarnaast wordt gekeken bij de jaarrekening of er een goedkeuring van de accountant is afgegeven.	Oranje / Groen	De begroting 2022 in meerjarenperspectief is structureel sluitend. De schuldpositie (incl. doorleningen) komt in de jaren 2020 en verder boven de signaleringswaarde van de BBV. De verklaring hiervoor is de verwerving van de gronden Zeeheldenwijk en Binnendijks bedrijventerrein. Op langere termijn is er sprake van een gunstige schuldpositie. Het incidentele weerstandsvermogen is ruim voldoende. In structureel opzicht ligt de kwetsbaarheid in de solvabiliteit en de al relatief hoge OZB. Gemeente Urk voldoet in 2019 aan de drie gestelde criteria. De schuldpositie (incl. doorleningen) komt in jaar 2020 onder signaleringswaarde van de BBV. Het incidentele weerstandsvermogen is zeer goed. De geprognosticeerde solvabiliteit voor begrotingsjaar bedraagt 24 %.
Archieftoezicht	Het doel van het toezicht op archief- en informatiebeheer is om bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen te komen tot een betrouwbare informatie-voorziening. Toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering is een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Het niet volledig en niet betrouwbaar zijn van overheidsarchieven, belemmert een goed bedrijfsvoering en verantwoording naar de burger en de samenleving.	Toezichtsinformatie die in een jaarverslag voor 15 juli aan de provincie (Gedeputeerde Staten) wordt aangeboden. Deze informatie is primair bedoeld om interne verantwoording af te leggen. Dient tegelijkertijd als IBT-toezichtsinformatie. In het jaarverslag zijn in ieder geval drie onderdelen opgenomen. Periodieke ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Aanvullende informatie zoals bijvoorbeeld thema/risico onderzoeken. Het verklaren van eventuele onverwachte omstandigheden en hoe de gemeente daarmee is omgegaan. Archiefverordeningen	Toezicht op basis van 17 wettelijke toezichtscriteria Gebaseerd op de Archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling. Deze toezichtcriteria zijn afgestemd met VNG en opgenomen in ‘Aanvullend beleidskader’. De toezichtscriteria zijn gekoppeld aan een deel van de KPI’s zoals opgenomen in het jaarverslag van gemeenten.	Oranje	De gemeente Urk werkt sinds 2018 zaakgericht. Een actueel overzicht van de informatiehuishouding, zoals voorgeschreven in de Archiefregeling ontbrak nog. De tweede helft van 2021 wordt dit overzicht opgebouwd en in gebruik genomen. Inzicht in de informatiehuishouding vormt de basis om informatie op waarde te kunnen inschatten, aan de voorkant werkprocessen te (bij-)sturen, daaraan de benodigde acties en activiteiten te koppelen, en te voldoen aan wettelijke zorg- en beheertaken en verplichtingen t.a.v. archiefvorming en overbrenging gelden. Het Handboek DIV, herdoopt tot Handboek IM, wordt gelijktijdig met het overzicht informatiehuishouding opgeleverd. Met deze twee bouwstenen kan het kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling opgezet worden in 2022. Het in kaart brengen van de informatiehuishouding en implementeren van het kwaliteitssysteem zijn vereisten om verdere doorontwikkeling in werking te stellen. Binnen het uitvoeringsplan Informatiebeleid zijn de noodzakelijke stappen uitgewerkt en acties benoemd. Het toezichtregime heeft de kleur oranje. De in het uitvoeringsplan opgenomen acties worden in overleg met HFA en de provincie uitgevoerd.